Cách chia cột trong Excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

bạn đang có 1 dãy các dữ liệu và bạn muốn chia những dữ liệu đó thành từng cột riêng nhưng lại không biết cách làm. Đừng lo lắng, ở bài viết này mình sẽ hướng dẫn cho các bạn cách chia cột trong excel cực kỳ đơn giản mà rất hiệu quả, hãy theo dõi bài viết nhé!

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

Bạn đang xem: Cách chia cột trong Excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

bài viết được thực hiện trên laptop hệ điều hành windows với phiên bản excel 2016, ngoài ra bạn cũng có thể thực hiện trên các phiên bản excel 2010, 2013, 2019 với thao tác tương tự.

i. khi nào cần phải chia cột, lợi ích của việc chia cột trong excel

Đôi khi trong lúc làm việc và sử dụng các công cụ của microsoft như word hay excel, bạn sẽ gặp những trường hợp phải chia cột với các dữ liệu quá dài hoặc dữ liệu với các tiêu đề khác nhau những lại hiển thị chỉ ở 1 ô.

việc của bạn là chuyển đổi tất cả dữ liệu đó thành các cột riêng lẻ với từng tiêu đề riêng và để tách được bằng cách thủ công thì sẽ cực kỳ tốn thời gian và công trạng. vậy nên bài viết này sẽ giúp bạn cách để chia cột cực kỳ nhanh chóng.

những trước khi vào cách làm hãy cùng mình xem qua các trường hợp nào có thể chia cột bằng cách này nhé!

1. trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu, dấu phân tách

trường hợp này là trường hợp xảy ra khá phổ biến khi bạn thực hiện nhập dữ liệu trên excel. Đối với trường hợp này thường là do dữ liệu được xuất từ các file như word, access,… sang excel và thường các chuỗi ký tự sẽ được ngăn cách bởi các dấu câu như: dấu phẩy “,”, dấu ngoặc đơn “()”, dấu gạch nối “-“,…

2. trường hợp dữ liệu quá dài và từng chuỗi ký tự có số lượng như nhau

trường hợp này thì sẽ hiếm khi xảy ra hơn, nhưng trong 1 vài trường hợp khi bạn nhập các dữ liệu như mã code, mã khách hàng, mã hàng hóa,… thì số lượng các ký tự sẽ bằng nhau và sẽ có thể giải quyết được chúng dễ dàng với cách chi cột mình hướng dẫn bên dưới.

ii. cách chia cột trong excel theo dấu phân tách

cách này sẽ hướng dẫn bạn cách để giải quyết trường hợp dữ liệu bị ngăn cách bởi các dấu câu và dấu phân tách.

  • Ưu điểm: nhanh, dễ thực hiện, có thể chia cột trực tiếp khi bạn đang nhập liệu.
  • nhược điểm: không có nhiều lựa chọn để chia cột.

1. hướng dẫn nhanh

mở file excel cần chia cột > tô đen vùng dữ liệu cần chia > chọn thẻ data > chọn text to columns > cửa sổ convert text to columns wizard hiện lên > tích vào ô delimited > nhấn next > chọn điều kiện tách trong hộp thoại delimiters > nhấn next > nhấn finish để chia cột trong excel.

2. hướng dẫn chi tiết

mình có 1 ví dụ như sau và mình muốn tách ra từng cột với dấu phân tách là dấu gạch ngang “-“.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

ví dụ cách chia cột trong excel theo dấu phân tách

bước 1:

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

Xem thêm: Cách khóa và đặt pass cho file excel với mọi phiên bản Office

cửa sổ convert text to columns wizard hiện lên

bước 4: tích vào ô delimited > nhấn next.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

chọn điều kiện tách trong hộp thoại delimiters

Ở đây mình sẽ tích chọn other và điền vào dấu gạch ngang “-“.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

tích chọn other và điền vào dấu gạch ngang “-“

bước 6: chọn định dạng cho cột ở phần column data formatvị trí cột sẽ xuất hiện ở phần destination.

trong đó:

  • general: không có định dạng.
  • text: kiểu văn bản.
  • date: kiểu ngày tháng.
  • do not import column (skip): cột mà bạn chọn dòng này sẽ không được hiển thị khi có kết quả.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

chọn định dạng cho cột ở phần column data format và vị trí cột sẽ xuất hiện ở phần destination.

Ở đây mình sẽ tích chọn general với destination là ô a1.

bước 7: nhấn finish để chia cột trong excel.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

nhấn finish để chia cột trong excel

kết quả sau khi hoàn thành.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

kết quả sau khi hoàn thành

iii. cách chia cột theo vị trí của ký tự

  • cách này sẽ giúp bạn giải quyết được trường hợp dữ liệu quá dài và có số lương ký tự bằng nhau.
  • Để có thể chia cột bằng cách này bạn phải có sẵn 1 file dữ liệu và thực hiện trên 1 file excel mới.
  • Ưu điểm: có nhiều lựa chọn để chia cột, có thể chia cột trên các file khác ngoài excel.
  • nhược điểm: nhiều bước, khó thực hiện.

mình có 1 ví dụ về bảng mã màu khá lộn xộn như sau:

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

ví dụ

Ở đây mình muốn tách các dòng mã ra (mỗi dòng mã có 7 ký tự) thành từng cột riêng với cú pháp #dddddd, #888888,…

bước 1: mở file excel mới > chọn thẻ data > chọn new query.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họaXem thêm: Cách cố định dòng trong Excel, cố định cột trong Excel

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

chọn number of characters

bước 7: Ở hộp thoại hiện lên > phần split chọn repeatedly > Điền số 7 vào phần number of characters.

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họa

chỉnh sửa lại dữ liệu

bước 10: nhấn vào mũi tên hướng xuống ở mục close & load > chọn close & load là bạn đã hoàn thành việc chia cột theo số lượng trong excel rồi!

cách chia cột trong excel cực đơn giản, chi tiết có ví dụ minh họaNguồn: https://lava.com.vn
Danh mục: Excel