Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel đơn giản, nhanh chóng

trong lúc sắp xếp và tính toán trên microsoft excel bạn có nhu cầu xếp tên theo thứ tự bảng chữ cái abc nhưng không biết làm thế nào. vậy hãy để bài viết hướng dẫn bạn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng nhất nhé!

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bài viết được thực hiện trên phiên bản microsoft excel 2013 laptop acer aspire 5 hệ điều hành windows 10. bạn có thể thực hiện thao tác tương tự trên các máy tính chạy hệ điều hành macos, windows và các phiên bản khác của microsoft excel.

Bạn đang xem: Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel đơn giản, nhanh chóng

i. lợi ích việc xếp tên theo thứ tự chữ cái

  • thao tác thực hiện xếp tên đơn giản, dễ thực hiện.
  • xếp tên để dễ quản lý, theo dõi.
  • tạo được sự chuyên nghiệp khi làm việc với excel, giúp người xem dễ dàng theo dõi dữ liệu, sắp xếp đẹp mắt.

ii. xếp tên theo thứ tự khi họ và tên ở hai cột riêng

hướng dẫn nhanh

bôi đen cột tên > chọn ribbon data > chọn sort az > chỉnh cách sort > bôi đen cột số thứ tự > nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn fill series.

hướng dẫn chi tiết

bước 1: tại bảng excel muốn xếp tên, bôi đen cột tên.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 2: chọn cột data và chọn sort az.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 3: lúc này sẽ xuất hiện bảng sort để chỉnh sửa thứ tự. tại phần column chọn tên, tiếp tục tại phần order chọn a to z rồi nhấn ok để thực hiện.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 4: lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự abc, tuy nhiên cột số thứ tự lại bị đảo lộn. bây giờ chúng ta sẽ tiến hành xếp lại cột số thứ tự này.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 5: Điền ô đầu tiên trong danh sách tên là số 1, sau đó di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. 

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 6: nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển sang thành 1.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

Xem thêm: Cách phá pass excel (100% Thành Công)

bước 7: click vào biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn fill series và cột số thứ tự sẽ được xếp đúng theo thứ tự.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

vậy là ta đã hoàn thành việc xếp tên theo bảng chữ cái rồi!

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

iii. xếp tên theo thứ tự khi họ và tên ở chung một cột

về chủ quản excel không có chức năng nào khiến bạn có thể ngay lập tức xếp một danh sách theo tên có thứ tự abc cả. excel chỉ có chức năng sort a to z hoặc sort z to a, hai chức năng sẽ dựa vào chữ cái đầu dòng của ô để xếp cột đó theo thứ tự abc. 

nhưng khác với phương tây, tên người việt nam được ghi theo quy ước họ đứng trước tên, vậy nên nếu sử dụng sort a to z hay sort z to a thì danh sách sẽ được sắp xếp theo họ chứ không phải theo tên mà bạn mong muốn.

vậy nên đối với bảng mà họ và tên ở chung một cột thì trước tiên ta phải tách tên ra khỏi họ rồi mới tiến hành sắp xếp tên theo thứ tự abc.

hướng dẫn nhanh

  • nhấn chuột phải vào cột kế bên cột họ và tên, chọn insert > Đổi tên cột vừa tạo thành cột tên > sao chép toàn bộ cột họ và tên sang cột tên > bôi đen cột tên > nhấn tổ hợp phím ctrl + h để mở giao diện find and replace> nhập * dấu cách và chọn replace all > nhấn close > nhấn ok.
  • bôi đen cột tên > chọn ribbon data > chọn sort az > chỉnh cách sort > bôi đen cột số thứ tự > nhấn biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn fill series.

hướng dẫn chi tiết

bước 1: nhấn chuột phải vào cột kế bên cột họ và tên và chọn insert, ta sẽ có một cột trống được thêm vào kế bên cột họ và tên.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 2: Đổi tên cột vừa tạo thành cột tên và sao chép toàn bộ cột họ và tên sang cột tên.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 3: bôi đen cột tên và nhấn tổ hợp phím ctrl + h để mở giao diện find and replace. tại phần find what nhập * dấu cách và chọn replace all. nhấn close để đóng giao diện.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 4: nhấn ok để xác nhận thao tác.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 5: chúng ta sẽ có bảng với cột họ và tên đã được tách riêng biệt.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 6: lúc này bạn nhấn chuột phải vào cột kế bên cột họ và tên và chọn insert để tạo một cột trống được thêm vào kế bên cột họ và tên.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 7: trong ô c2 bạn nhập công thức: =left(b2,len(b2)-len(d2)), bạn thay ô b2 này bằng ô đầu tiên chứa họ và tên ban đầu, d2 là ô đầu tiên chứa tên vừa tách.

trong đó: 

  • left là hàm cắt chuỗi từ trái qua, cú pháp =left (ô chứa chuỗi cần cắt từ trái qua, số ký tự sẽ cắt).
  • len là hàm lấy độ dài của chuỗi, cú pháp =len (ô chứa chuỗi cần lấy độ dài).

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

lúc này bạn sẽ có kết quả là phần họ và tên lót sẽ được tách riêng ra

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 8: di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng, nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. vậy là ta đã có cột họ và tên lót riêng rồi.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

Xem thêm: Cách bảo vệ/khóa cột ẩn trong Excel

bước 9: tới đây, để cho đẹp và thuận lợi cho việc trình bày thì bạn hãy nhấn chuột phải vào cột họ và tên và chọn hide để ẩn cột này đi. giờ thì thao tác sắp xếp cũng như cách bên trên.

lưu ý: chỉ ẩn cột chứ không xóa cột vì điều này sẽ làm ảnh hưởng đến phép tính bạn vừa làm khi nãy

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 10: bôi đen cột tên, chọn ribbon data và chọn sort az.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 11: lúc này sẽ xuất hiện bảng sort để chỉnh sửa thứ tự. tại phần column chọn tên, tiếp tục tại phần order chọn a to z rồi nhấn ok để thực hiện.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 12: lúc này cột tên đã được xếp theo thứ tự chữ cái abc, tuy nhiên cột số thứ tự lại bị đảo lộn. bây giờ chúng ta sẽ tiến hành xếp lại cột số thứ tự này.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 13: Điền ô đầu tiên trong danh sách tên là số 1, sau đó di chuột đến cạnh của ô thứ nhất để hiển thị dấu cộng. 

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 14: nhấn và giữ chuột rồi kéo xuống những ô còn lại. như vậy tất cả các ô số thứ tự sẽ đều chuyển sang thành 1.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

bước 15: click vào biểu tượng dấu cộng bên dưới rồi chọn fill series và cột số thứ tự sẽ được xếp đúng theo thứ tự.

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

vậy là ta đã hoàn thành việc tách và xếp tên theo bảng chữ cái rồi!

cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng

trên đây là bài viết hướng dẫn cách sắp xếp tên theo thứ tự abc trong excel đơn giản, nhanh chóng. hy vọng bài viết sẽ giúp bạn trong việc sử dụng phần mềm này tiện lợi, hiệu quả hơn. chúc các bạn thành công!

Nguồn: https://lava.com.vn
Danh mục: Excel