Sử dụng tham chiếu có cấu trúc Excel bảng

khi bạn tạo excel bảng, excel gán tên cho bảng và cho từng tiêu đề cột trong bảng. khi người chơi thêm công thức vào bảng excel, những tên đó có thể tự động xuất hiện khi người chơi nhập công thức và bạn không cần nhập tham chiếu ô rõ ràng. Đây là ví dụ về những gì excel làm:

thay vì dùng tham chiếu ô rõ ràng

excel dùng tên cột và bảng

=Sum(C2:C7)

=sum(deptsales[doanh số])

sự hòa hợp của bảng và tên cột được gọi là một tham chiếu có cấu trúc. tên trong các tham chiếu có cấu trúc sẽ điều chỉnh bất cứ khi nào bạn thêm hoặc loại bỏ dữ liệu ra khỏi bảng.

tham chiếu có cấu trúc cũng xuất hiện khi game thủ tạo một công thức bên ngoài bảng excel mà tham chiếu đến dữ liệu bảng. các tham chiếu này có thể giúp game thủ dễ dàng định vị các bảng trong một sổ làm việc lớn.

Bạn đang xem: Sử dụng tham chiếu có cấu trúc Excel bảng

Để bao gồm các tham chiếu có cấu trúc trong công thức của bạn, hãy bấm ô bảng người chơi muốn tham chiếu thay vì nhập tham chiếu ô của chúng trong công thức. chúng ta hãy dùng dữ liệu ví dụ sau đây để nhập công thức tự động sử dụng các tham chiếu có cấu trúc để tính toán lượng tiền hoa hồng bán hàng.

Người Bán hàng

Khu vực

Doanh Số

% tiền hoa đại dươngng

số tiền hoa hồng

joe

Phía Bắc

260

10%

 

robert

Phía Nam

660

15%

 

michelle

Phía Đông

940

15%

 

erich

Phía Tây

410

12%

 

Dafna

Phía Bắc

800

15%

 

Rob

Phía Nam

900

15%

 
  1. sao chép dữ liệu mẫu trong phiên bảng bên trên, bao gồm đầu đề cột và dán vào ô a1 của trang tính excel mới.

  2. Để tạo phiên bảng, chọn ô bất kỳ trong dải ô dữ liệu, rồi nhấn ctrl+t.

  3. Đảm bảo đã chọn hộp bạn dạngg của tôi có tiêu đề, rồi bấm ok.

  4. trong ô hãi2, hãy nhập dấu bằng (=), và bấm ô c2.

    trong thanh công thức, các tham chiếu có cấu trúc [@ [doanh số]] xuất hiện sau dấu bằng.

  5. Nhập dấu sao (*) ngay sau dấu ngoặc đóng, rồi bấm ô D2.

    trong thanh công thức, các tham chiếu có cấu trúc [@ [% tiền hoa hồng]] xuất hiện sau dấu hoa thị.

  6. nhấn enter.

    excel sẽ tự động sẽ tạo một cột được tính toán và sao chép công thức xuống toàn bộ cột cho game thủ, điều chỉnh công thức cho mỗi hàng.

Điều gì xảy ra khi tôi dùng tham chiếu ô rõ ràng ràng?

nếu bạn nhập tham chiếu ô rõ ràng trong cột tính toán thì có thể khó xem những gì công thức đang tính toán hơn.

  1. trong trang tính mẫu của game thủ, hãy bấm ô e2

  2. trong thanh công thức, nhập =c2*d2 và nhấn enter.

lưu ý là trong khi excel sao chép công thức của người chơi xuống cột, nó không dùng tham chiếu có cấu trúc. ví dụ: nếu bạn thêm một cột vào giữa cột c và d hiện có, bạn phải xem lại công thức của mình.

làm thế nào để tôi thay đổi tên bảng?

bất kỳ khi nào bạn tạo bảng excel, excel sẽ tạo tên bảng mặc định (table1, table2, v.v.), nhưng bạn có thể thay đổi tên bảng để giúp nó có ý nghĩa hơn.

  1. chọn ô bất kỳ trong bảng để hiển thị tab công > kế trên dải băng.

  2. nhập tên game thủ muốn vào hộp tên bảng, rồi nhấn enter.

trong dữ liệu ví dụ của chúng tôi, chúng ta đã dùng tên deptsales.

sử dụng các quy tắc sau đây cho tên bảng:

Xem thêm: Cách lọc dữ liệu sang sheet khác bằng Advanced Filter trong Excel

  • sử dụng các ký tự hợp lệ  luôn bắt đầu một tên bằng một chữ cái, ký tự dấu gạch dưới (_), hay dấu gạch chéo ngược (). sử dụng các chữ, số, dấu chấm, và ký tự gạch dưới với phần còn lại của tên. bạn không thể dùng “c”, “c”, “r” hoặc “r” cho tên, vì chúng đã được chỉ định là một lối tắt cho việc lựa chọn các cột hoặc hàng cho ô hiện hoạt khi game thủ nhập chúng hộp tên hoặc Đi Đến.

  • Không sử dụng tham chiếu ô  Tên không được giống như tham chiếu ô, chẳng hạn như Z$100 hoặc R1C1.

  • không sử dụng dấu cách để phân tách các từ  dấu cách không thể được dùng trong tên. game thủ có thể dùng ký tự dấu gạch dưới (_) và dấu chấm (.) làm dấu phân cách từ. ví dụ, deptsales, sales_tax hoặc first.quarter.

  • không sử dụng hơn 255 ký tự tên bảng có thể chứa tối đa 255 ký tự.

  • sử dụng tên bảng duy nhất không được phép dùng tên giống nhau. excel không phân biệt ký tự in hoa và chữ thường trong tên vì vậy nếu bạn nhập “doanh thu” nhưng đã có một tên khác được gọi là “doanh thu” trong cùng một sổ làm việc, bạn sẽ được nhắc để chọn một tên duy nhất.

  • sử dụng mã định danh đối tượng  nếu bạn dự định câu kết bảng, pivottable và biểu đồ, bạn nên thêm tiền tố vào tên của mình với loại đối tượng. ví dụ: tbl_sales bảng doanh số, hãy tìm pt_sales pivottable bán hàng và chrt_sales cho biểu đồ bán hàng hoặc ptchrt_sales cho doanh pivotchart. Điều này sẽ giữ tất cả tên của bạn trong một danh sách theo thứ tự trong trình quản lý tên.

quy tắc cú pháp tham chiếu có cấu trúc

bạn cũng có thể nhập hoặc chỉnh sửa các tham chiếu có cấu trúc theo cách thủ công trong công thức nhưng để thực hiện việc này, phải hiểu cú pháp tham chiếu có cấu trúc. chúng ta hãy xem ví dụ công thức sau đây:

=sum(deptsales[ [ #tổng] , [số tiền doanh thu]] ,deptsales[[#dữ liệu] , [số tiền hoa đại dươngng]])

công thức này có các thành phần tham chiếu có cấu trúc sau đây:

  • tên bảng:    deptsales là tên bảng tùy chỉnh. nó tham chiếu dữ liệu bảng, mà không có bất kỳ tiêu đề hoặc hàng tổng nào. bạn có thể sử dụng tên bảng mặc định, chẳng hạn như table1, hoặc chỉnh sửa nó để dùng một tên tùy chỉnh.

  • mã xác định cột:    [doanh số][sốtiền hoa hồng ] là các mã xác định cột sử dụng tên của cột mà chúng đại diện. chúng tham khảo dữ liệu cột, mà không có bất kỳ tiêu đề cột hoặc hàng tổng nào. luôn đặt mã xác định trong dấu ngoặc như được minh họa.

  • mã xác định mục:    [#totals][#data] là các mã xác định mục tham chiếu đến các phần cụ thể của phiên bảng, chẳng hạn như hàng tổng.

  • mã xác định bảng:    [[#tổng] , [doanh số]][[#dữ liệu] , [số tiền hoa hồng]] là các mã xác định bảng đại diện cho các phần bên ngoài của tham chiếu có cấu trúc. tham chiếu bên ngoài sẽ theo sau tên bảng và người chơi đặt chúng trong dấu ngoặc vuông.

  • tham chiếu có cấu trúc:   (deptsales[[#totals], [doanh số]]deptsales[[#data], [số tiền hoa hồng]] là các tham chiếu có cấu trúc, được đại diện bởi một chuỗi bắt đầu với tên bảng và ngừng bằng mã xác định cột.

khi game thủ tạo hay sửa tham chiếu có cấu trúc theo cách thủ công, hãy dùng quy tắc cú pháp sau:

  • dùng ngoặc vuông các mã xác định    tất cả các mã xác định bạn dạngg, cột và mục đặc biệt phải được đóng trong dấu ngoặc phù hợp ([ ]). một mã xác định chứa các mã xác định khác sẽ cần dấu ngoặc phù hợp bên ngoài để đóng dấu ngoặc phù hợp bên trong của mã xác định khác. ví dụ: =deptsales[[người bán hàng]:[khu vực]]

  • tất cả đầu đề cột là chuỗi văn bản    nhưng chúng không yêu cầu dấu ngoặc kép khi được sử dụng trong một tham chiếu có cấu trúc. số hoặc ngày, chẳng hạn như 2014 hoặc 1/1/2014, cũng được coi là chuỗi văn bản. người chơi không thể sử dụng biểu thức với tiêu đề cột. ví dụ, biểu thức deptsalesfysummary[[2014]:[2012]] sẽ không hoạt động.

sử dụng ngoặc vuông bao quanh tiêu đề cột với các ký tự đặc biệt    nếu có ký tự đặc biệt, toàn bộ tiêu đề cột cần được đặt trong dấu ngoặc vuông, điều này có nghĩa là dấu ngoặc vuông kép được yêu cầu trong một mã xác định cột. ví dụ: =deptsalesfysummary[[tổng số tiền $]]

Đây là danh sách các ký tự đặc biệt cần dấu ngoặc bổ sung trong công thức:

  • Tab

  • nguồn cấp dữ liệu dòng

  • Về đầu ra

  • Dấu phẩy (,)

  • Dấu hai chấm (:)

  • Dấu chấm (.)

  • Dấu ngoặc vuông mở ([)

  • Dấu ngoặc vuông đóng (])

  • Dấu pao (#)

  • Dấu ngoặc đơn (‘)

  • Dấu ngoặc kép (“)

  • brace left ({)

  • dấu brace phải (

  • Dấu đô-la ($)

  • hình caret (^)

  • ampersand (&)

  • Dấu sao (*)

  • Dấu cộng (+)

  • Dấu bằng (=)

  • Dấu trừ (-)

  • Ký hiệu lớn hơn (>)

  • ký hiệu nhỏ dại hơn (<)

  • Dấu chia (/)

  • dùng ký tự thoát cho một số ký tự đặc biệt trong tiêu đề cột    một số ký tự có ý nghĩa đặc biệt và cần dùng một dấu nháy đơn (‘) làm ký tự thoát. ví dụ: =deptsalesfysummary[‘#ofitems]

dưới đây là danh sách các ký tự đặc biệt cần ký tự thoát (‘) trong công thức:

  • Dấu ngoặc vuông mở ([)

  • Dấu ngoặc vuông đóng (])

  • Dấu pao(#)

  • Dấu ngoặc đơn (‘)

dùng ký tự dấu cách để nâng cao khả năng đọc trong tham chiếu có cấu trúc    bạn có thể dùng ký tự dấu cách để cải thiện khả năng đọc tham chiếu có cấu trúc. ví dụ: =deptsales[ [người bán hàng]:[khu vực] ] hoặc =deptsales[[#tiêu đề], [#dữ liệu], [% tiền hoa hồng]]

tôi khuyên bạn sử dụng một dấu cách:

  • sau dấu ngoặc vuông mở màn tiên ([)

  • Trước dấu ngoặc vuông đóng cuối cùng (]).

  • Sau dấu phẩy.

Toán tử tham chiếu

Để linh hoạt hơn trong việc chỉ định phạm vi ô, bạn có thể sử dụng các toán tử tham chiếu sau đây để liên kết các mã xác định cột.

Tham chiếu có cấu trúc này:

Tham chiếu đến:

bằng cách sử dụng:

Là phạm vi ô:

=deptsales[[người bán hàng]:[khu vực]]

tất cả các ô trong hai hoặc nhiều cột liền kề

: Toán tử phạm vi (dấu hai chấm)

A2:B7

=deptsales[doanh số],deptsales[số tiền hoa hồng]

Tổ hợp hai cột trở lên

toán tử câu kết , (dấu phẩy)

c2:c7, e2:e7

=deptsales[[người bán hàng]:[doanh số]] deptsales[[khu vực]:[% tiền hoa đại dươngng]]

Giao điểm của hai hoặc nhiều cột

 toán tử giao điểm (dấu cách)

B2:C7

mã xác định mục đặc biệt

Để tham chiếu đến các phần cụ thể của bảng, chẳng hạn như chỉ hàng tổng, bạn có thể dùng bất kỳ mã xác định mục đặc biệt nào sau đây trong tham chiếu có cấu trúc của game thủ.

mã xác định mục đặc biệt này:

Tham chiếu đến:

#All

toàn bộ bảng, bao gồm tiêu đề cột, dữ liệu và tổng cộng (nếu có).

#Data

chỉ hàng độc ác liệu.

#headers

Chỉ hàng tiêu đề.

#Totals

chỉ hàng tổng. nếu không tồn tại, thì nó trả về null.

#This Hàng

hoặc

@

hoặc

@[Tên cột]

chỉ các ô trong cùng hàng với công thức. không thể liên hiệp các mã xác định này với bất kỳ mã xác định mục đặc biệt nào khác. dùng để bắt buộc hành vi giao điểm ẩn cho tham chiếu hoặc ghi đè hành vi giao điểm ẩn và tham chiếu đến các giá trị đơn lẻ từ một cột.

excel động #this mã xác định hàng thành mã xác định @ ngắn hơn trong bảng có nhiều hàng dữ liệu. nhưng nếu bảng của người chơi chỉ có một hàng thì excel sẽ không thay thế mã xác định #this hàng, điều này có thể dẫn đến kết quả tính toán không mong muốn khi người chơi thêm nhiều hàng hơn. Để tránh vấn đề tính toán, hãy đảm bảo rằng người chơi nhập nhiều hàng vào bảng trước khi nhập bất kỳ công thức tham chiếu có cấu trúc nào.

xác thực đủ điều kiện tham chiếu có cấu trúc trong cột tính toán

khi bạn tạo cột được tính, người chơi thường dùng tham chiếu có cấu trúc để tạo công thức. tham chiếu có cấu trúc này có thể không đủ tiêu chuẩn hoặc đầy đủ tiêu chuẩn. ví dụ: để tạo cột được tính toán, được gọi là số tiền hoa hồng, giúp tính toán số tiền hoa hồng tính bằng đô la, bạn có thể sử dụng các công thức sau đây:

Loại tham chiếu có cấu trúc

Ví dụ

Chú thích

Không đủ tiêu chuẩn

=[doanh số]*[% tiền hoa đại dươngng]

nhân các giá trị tương ứng từ hàng hiện tại.

Đủ điều kiện

=deptsales[doanh số]*deptsales[% tiền hoa hồng]

nhân các giá trị tương ứng cho mỗi hàng cho cả hai cột.

quy tắc bình thường để thực hiện như sau: nếu bạn đang sử dụng các tham chiếu có cấu trúc bên trong một bảng, chẳng hạn như khi bạn tạo một cột được tính, bạn có thể sử dụng một tham chiếu có cấu trúc không đủ điều kiện, nhưng nếu bạn sử dụng tham chiếu có cấu trúc bên ngoài bảng, bạn cần phải sử dụng một tham chiếu có cấu trúc đầy đủ tiêu chuẩn.

Xem thêm: Toàn bộ các bước tạo biểu đồ

Ví dụ về dùng tham chiếu có cấu trúc

dưới đây là một số cách sử dụng tham chiếu có cấu trúc.

Tham chiếu có cấu trúc này:

Tham chiếu đến:

Là phạm vi ô:

=deptsales[[năm#all], [doanh số]]

tất cả các ô trong cột doanh số.

C1:C8

=deptsales[[[#headers],[% tiền hoa đại dươngng]]

tiêu đề của cột % tiền hoa biểnng.

D1

=deptsales[[#totals],[khu vực]]

Tổng cột Khu vực. Nếu không có hàng Tổng thì nó trả về null.

B8

=deptsales[[Đơn#all], [doanh số]:[% tiền hoa hồng]]

tất cả các ô trong doanh số và tiền hoa hồng % .

C1:D8

=deptsales[[[#data],[% tiền hoa biểnng]:[số tiền hoa hồng]]

chỉ dữ liệu của cột % tiền hoa hồng và tiền hoa hồng.

d2:e7

=deptsales[[[#headers],[khu vực]:[số tiền hoa hồng]]

chỉ tiêu đề của các cột giữa khu vực và số tiền hoa hồng.

b1:e1

=deptsales[[Đơn#totals], [doanh số]:[số tiền hoa biểnng]]

tổng số tiền bán hàng thông qua các cột số tiền hoa hồng. nếu không có hàng tổng thì nó trả về null.

c8:e8

=deptsales[[[#headers],[tiền #data],[% tiền hoa đại dươngng]]

chỉ tiêu đề và dữ liệu của % tiền hoa hồng.

D1:D7

=deptsales[[#this], [số tiền hoa đại dươngng]]

hoặc

=deptsales[@commission số tiền]

Ô tại giao điểm của hàng hiện tại và cột số tiền hoa đại dươngng. nếu được sử dụng trong cùng một hàng với hàng tiêu đề hoặc hàng tổng, điều này sẽ trả về #value!.

nếu game thủ nhập biểu mẫu dài hơn của tham chiếu có cấu trúc này (#this row) vào bảng có nhiều hàng dữ liệu, excel sẽ tự động thay thế bằng biểu mẫu ngắn hơn (@). cả hai đều hoạt động như nhau.

e5 (nếu hàng hiện tại là 5)

chiến lược để làm việc với các tham chiếu có cấu trúc

hãy cân nhắc những điều sau đây khi game thủ làm việc với các tham chiếu có cấu trúc.

  • dùng tự động Điền công thức    bạn có thể nhận thấy rằng việc sử dụng tính năng tự động Điền công thức rất bổ ích khi bạn nhập các tham chiếu có cấu trúc và để đảm bảo sử dụng đúng cú pháp. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục sử dụng tính năng tự động hoàn tất công thức.

  • quyết định có tạo tham chiếu có cấu trúc cho bảng trong vùng chọn bán phần hay không    theo mặc định, khi bạn tạo công thức, bấm vào phạm vi ô trong bảng, bán chọn ô và tự động nhập tham chiếu có cấu trúc thay vì phạm vi ô trong công thức. hành vi chọn bán lựa này giúp nhập một tham chiếu có cấu trúc dễ dàng hơn nhiều. người chơi có thể bật hoặc tắt hành vi này bằng cách chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm sử dụng tên bảng trong công thức trong hộp thoại tùy chọn > tệp > công thức > làm việc với công thức.

  • dùng sổ làm việc với nối kết bên ngoài excel bảng trong sổ làm việc khác    nếu một sổ làm việc chứa nối kết bên ngoài đến một bảng excel trong sổ làm việc khác, sổ làm việc nguồn được nối kết đó phải được mở trong excel để tránh các lỗi #ref! trong sổ làm việc đích có chứa các nối kết. nếu bạn mở sổ làm việc đích trước tiên và #ref! lỗi xuất hiện, chúng sẽ được giải quyết nếu sau đó bạn mở sổ làm việc nguồn. nếu trước tiên game thủ mở sổ làm việc nguồn, game thủ sẽ không thấy mã lỗi.

  • chuyển đổi dải ô thành bảng và bảng thành dải ô    khi bạn chuyển đổi bảng thành một phạm vi, tất cả các tham chiếu ô sẽ chỉnh sửa thành tham chiếu kiểu a1 tuyệt đối tương đương tương đương của chúng. khi bạn chuyển đổi một phạm vi thành bảng, excel tự động thay đổi bất kỳ tham chiếu ô nào của phạm vi này thành tham chiếu có cấu trúc tương đương của chúng.

  • tắt tiêu đề cột    bạn có thể bật và tắt tiêu đề cột bảng từ tab thiết kế bảng > hàng tiêu đề. nếu bạn tắt tiêu đề cột của bảng, các tham chiếu có cấu trúc dùng tên cột không bị ảnh hưởng và bạn vẫn có thể dùng chúng trong công thức. tham chiếu có cấu trúc tham chiếu trực tiếp đến các tiêu đề bảng (ví dụ: =deptsales[[#headers], [%commission]]) sẽ cho kết quả là #ref.

  • thêm hoặc xóa cột và hàng vào bảng    vì phạm vi dữ liệu bảng thường thay đổi, tham chiếu ô cho các tham chiếu có cấu trúc sẽ tự động điều chỉnh. ví dụ, nếu bạn dùng tên bảng trong công thức để đếm tất cả các ô dữ liệu trong bảng rồi cộng một hàng dữ liệu, tham chiếu ô sẽ tự động điều chỉnh.

  • Đổi tên bảng hoặc cột    nếu bạn đổi tên cột hoặc bảng, thì excel động chỉnh sửa việc sử dụng tiêu đề bảng và cột đó trong tất cả các tham chiếu có cấu trúc được sử dụng trong sổ làm việc.

  • di chuyển, sao chép và điền các tham chiếu có cấu trúc    tất cả các tham chiếu có cấu trúc vẫn giữ nguyên khi người chơi sao chép hoặc di chuyển một công thức dùng một tham chiếu có cấu trúc.

    lưu ý: sao chép một tham chiếu có cấu trúc và thực hiện điền một tham chiếu có cấu trúc không giống nhau. khi bạn sao chép, tất cả các tham chiếu có cấu trúc vẫn giữ nguyên, trong khi khi game thủ điền công thức, các tham chiếu có cấu trúc đủ điều kiện điều chỉnh mã xác định cột như một chuỗi như được tóm tắt trong bảng sau đây.

Nếu hướng tô là:

và trong khi điền, người chơi nhấn:

Sau đó:

Lên hoặc xuống

Không có gì cả

không có điều chỉnh mã xác định cột.

Lên hoặc xuống

Ctrl

mã xác định cột sẽ điều chỉnh giống như một chuỗi.

Phải hoặc trái

Không có

mã xác định cột sẽ điều chỉnh giống như một chuỗi.

Lên, xuống, phải hoặc trái

Shift

thay vì ghi đè các giá trị trong ô hiện tại, các giá trị ô hiện tại sẽ được di chuyển và các mã xác định cột sẽ được chèn vào.

nguồn: https://thuthuatoffice.net/.

Nguồn: https://lava.com.vn
Danh mục: Excel